PENDEKATAN PSIKOLOGI STAFF

Seorang pemimpin tidak mungkin muncul dengan tiba-tiba pasti ada cerita yang mengawali setiap langkah individu untuk terus maju dan berkembang sesuai motivasi dan keinginannya. Dalam hal ini semua itu perlu di awali ketika masih menjadi mahasiswa khususnya mahasiswa UGM yang kelak nanti memimpin bangsa Indonesia sehingga mulai dari sinilah semua bermula dan perlu adanya beberapa pemahaman yang harus dimengerti dalam upaya penguatan skill dan kader yang siap untuk beraksi. Adanya upaya untuk keberlanjutan organisasi maka Pada tanggal 20 Mei 2017 hari sabtu skuad kaderisasi SCCF bekerja sama sengan Denta Paramitha FKG UGM menyelenggarakan acara Sekolah Kaderisasi dengan tema PENDEKATAN PSIKOLOGI STAFF dengan pembicara Annisa Fauziyyah. Untuk lebih lengkapnya bisa menyimak ringkasan dibawah ini atau mengunduh materi

[ Versi pdf ] [Versi Presentasi]

1. URGENSI PENJAGAAN KADER

TUJUAN ORGANISASI

Kader adalah anggota/staff yang telah memenuhi syarat sebagai kader. Masing-masing syarat dimiliki oleh organisasi (alur kaderisasi). Kader bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi.

PRODUCTIVE BEHAVIOR

Seluruh perilaku postif yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi. Bentuk dari productive behavior:

• Job performance: segala perilaku yang berkaitan dengan tugas karyawan yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberkan kepadanya.

Contoh: anggota kaderisasi melaksanakn tugas yang menjadi tanggung jawabnya

• Organizational citzenship behavior: segala perilaku dilaksanak di luar tugas dan tanggung jawab yang diberikan.

Contoh: anggota media ikut dalam melakukan penelitian

• Innovation and adabtability: kreatifitas, ide, kemampuan anggota menghadapi masalah

Hal di atas dipengaruhi oleh job satisfaction. Job satisfaction lebih dipengaruhi karena perasaan: adanya rasa senang, nyaman dan merasa dihargai.

Semakin tinggi job satisfaction seorang kader, maka productive behaviornya akan semain baik.

JOB SATISFACTION

Job satisfaction akan berpengaruh pada variabel sikap, absenteeism, job turn over, dan juga kinerja. Job satisfaction bisa dilihat dari cara kader menyikapi tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan, seperti:

• Organizationatal commitment: kecenderungan untuk bertahan karena adanya komitment terhadap organisasi
• Affective: kemauan bertahan saat merasa senang, nyaman dan mendapat timbal balik (fedd back)
• Continuance: kader melaksanankan tugasnya dengan pertimbangan cost dan benefit, “hal apa yang bisa ia dapatkan saat ia melaksanakan suatu tugas”.

1. KENAPA DENGAN PENDEKATAN PSIKOLOGIS

Cara melakukan pendekatan secara psikologis:

1. Assesment awal

• Pengumpulan data: biasanya berkaitan dengan form saat pendaftaran

Form pendaftaran sebaiknya harus detail, tidak sekedar pertanyaan umum seperti nama, jurusan, angkatan, dll. Namun juga mencakup tujuan masuk organisasi, manfaat yang ingin didapat, peminatan (apakah calon staff lebih suka penelitian, design, jaringan, dll), menggali bagaiamana kepribadian (suka menunda pekerjaan, plin plan, dll)

• Konfirmasi ulang data, misal dengan adanya kegiatan magang

Pada organisasi yang menerapkan program magang, maka hal ini bisa digunakan untuk melihat apakah calon staff konsisten dan sesuai dengan apa yang telah diisi saat form pendaftaran. Misal saat di form pendaftaran calon kader mengisi bahwa ia punya kepribadian yang plin plan, hal ini bisa dilihat saat ia magang

• Wawancara: konfirmasi langsung

2. Menindaklanjuti hasil assesment

• Bawa ke forum PH, pertimbangkan bakat dan minat

Asessment ditindaklanjuti di forum PH dengan mempertimbangkan bakat dan minat caon staff. Misal ada calon staff yang sebenarnya bakat di bidang media, namun ia lebih memiliih bidang kaderisasi. PH bisa mempertimbangkan dari keinginan mau belajar dari calon staff tersebut, apakah akan diterima di bagian kaderisasi atau media.

Retention tips: kecenderungan untuk bertahan di organisasi

• Fokuskan pada kelompok eksekutif (PH)
• Sampaikan masalah retensi kepada kelompok eksekutif, masalah departemen tidak hanya ditanggung departemen itu sendiri, tapi dikomunikasikan ke forum PH. Saat ada kader yang kinerjanya kurang, bisa dikomunikasikan terlebih dahulu. Kemungkinan: salah plotting, tidak mendapat manfaat yang diharapkan
• Program retensi sebagai keharusan

Adanya proker untuk memperkuat bonding dalam organisasi, misal adanya kegiatan sharing, forum uneg2, weekend together, jalan-jalan, dan lain sebagainya

• Membuat program retensi sebagai oraganizational intervention
• Gunakan exit interview

Wawancara langsung kepada staff yang ingin keluar: apakah staff tersebut bisa dipertahankan atau dikeluarkan dengan pertimbangan adanya potensi dapat menganggu keberlangsungan organisasi jika staff tersebut dipertahankan

• Lakukan interview secara rutin
• Lakukan rekrutmen sebagai proses berkelanjutan
• Ikuti tren kaderisasi.

Bisa melihat proses kaderisasi organisasi lain. Pada kondisi kader yang double agent misalnya, saat organisasi lain punya alur kaderisasi yang lebih baik, maka kader akan lebih memilih organiasi tersebut.

What make them stay?

• Perkerjaan yang menarik dan menantang
• Perkembangan karir (adanya tingkatan kader, ada proyeksi staff selanjutnya akan menjadi staff ahli ataupun pengurus harian)
• Manfaat yang sesuai (misal alasan masuk KS buat melatih public speaking, maka staaf tersebut bisa diberi tuga untuk menjadi MC)
• Hubungan yang baik dengan teman kerja dan atasan
• Bangga dengan organisasinya: suatu organisasi harusnya mempunyai prestasi ataupun produk yang bisa dibanggakan
• Lingkungan kerja dan budaya kerja yang menyenangkan
• Dihargai dan dihormati: lewat ucapan terima kasih setidaknya, walaupun itu tugas yang remeh
• Punya otonomi

SINERGISITAS DEPARTEMEN VS BAGAIMAN CARA DEPARTEMEN BERSINERGI?

Sinergis: membangun hubungan dengan sangat baik, sehingga pencapaian tujuan lebh cepat. Kerja sama.

Kenapa harus sinergis? Beban yang dirasakan lebih ringan, dan tujuan tercapai lebih cepat.

Komunikasi: lisan dan tulisan

Tulisan: tingkat kesalahpahaman lebih tinggi, mimik ga kelihatan, sebaiknya dikurangin

Lisan: verbal (ucapan), non verbal (simbol)

Feedback: assertif: win-win solution, ada perasaan bahwa aku benar-benar dibutuhkan

pasif: win-lose solution (salah satu pihak enggan untuk mengutarakan pendapat ataupun keinginannya, sehingga hanya menerima keputusan yang ada)

agresif: lose-lose solution (adanya pihak yang memaksakan pendapat ataupun keinginannya)

Pasif-aggresif: ‘bermuka dua’ (pihak yang menyatakan pendapat ataupun keinginannya tidak secara langsung, bahkan menjelek-jelekkan pihak yang tidak ia sukai di ‘belakang’)

Kerjasama
Buah yang didapat ketika bersinergis

• Kesamaan pemikiran
• Kesamaan tanggungjawab
• Upaya mencapai tujuan menjadi lebih ringan
• Tercipta iklim organisasi yang baik

Question & Answer

Afi:

1. Pada assesment awal sebaiknya digali secara detail. Namun ada trade off pengisian form pendafataran yang detail, misal calon staff menjadi enggan untuk mengisi form pendaftaran, dan malah mengurungkan niatnya untuk mendaftar. Sebiaknya bagaimana?

Answer:

Jika ditakutakan adanya trade off seperti itu, maka perlu disikapi dengan penggalian lebih waktu wawancara. Hal seperti tujuan masuk organisasi, manfaat yang ingin didapat, peminatan (apakah calon staff lebih suka penelitian, design, jaringan, dll), menggali bagaiamana kepribadian (suka menunda pekerjaan, plin plan, dll) digali lebih dalam. Ini juga memelukan keterampilan si pewawancara dalam menggali. Selain itu, buatlah tempat yang senyaman mungkin saat wawancara, sehingga calon staff juga merasa lebih senang untuk bercerita.

2. Bagaimana cara pendekatan kepada staff yang kurang dekat dengan kita?

Answer:

Berikan first impression yang baik, dengan seperti itu akan tercipta mindset yang baik tentang kita. Hal ini tentunya akan mempengaruhi si calon staff. Tidak tertutup kemungkinan saat kamu punya first impression yang baik, kamu akan jadi alasan bagi calon staff untuk bertahan di organisasi. Misal ada yang daftar karena ada Mas X yang sungguh berkharisma…

Luthfi:

1. Bagaimana jika masalah yang terjadi PH sendiri, padahal udah ada treatment? Masalah ini terjadi karena adanya kekecewaan salah satu terhadap organisasi.

Answer:

• Jika hanya satu PH yang bermasalah, maka kembali ke kepribadian yang berkonflik. Ada kemungkinan sebaiknya PH tersebut diganti, daripada harus mengorbankan kelangsungn organisasi. Pada organisasi tertentu, bisa dilaksanakan melalui adanya sidang istimewa.
• Sering-sering lakukan mediasi, atau ganti mediator (mediator haruslah orang yang bersifat netral, dan jangan dari PH).

2. Bagaimana jika staff merasa belum mendapatkan apa-apa di organisasi, padahal setiap ada kegitan sudah diajak dan dikomunikasikan?

Answer:

Hal ini bisa jadi karena staff tersebut merasa salah masuk organisasi, tidak sesuai denngan minat dan bakatnya. Kita tidak bisa memaksakan ‘software’ seseorang. Daripada diberikan jobdesk malah tidak dikerjakan.

3. Bagaimana jika terjadi departemen centris? Staff hanya mersa nyaman di departemen meraka masing-masing, namun belum merasa nyaman di organisasi secara keseluruhan?

Answer:

• Hal ini bisa saja terjadi sejak awal, apakah organisasi itu sejak awal dikenalkan semua departemennya, atau ternyata ada beberapa departement yang diunggulkan?Jadi saat staff masuk dept X yang dirasa kurang terkenal, dia akan kecewa dan tidak bersemangat.
• Buatlah program yang ‘memaksa’ staff untuk bergaul, kerja sama, dan interkasi dengan departemen lain.

4. Kalo PSDM lebih nyaman PSDM sendiri?

Answer:

Setidaknya staff PSDM tetap mengerjakan proker mereka, jadi hal tersebut tidak menganggu keberlangsungan organisasi. Libatkan juga semua PH dalam memantau perkembangan staff.

5. Jika ada konflik internal “aku ga mau sedivisi event sama dia”

Answer:

• Bagi staff yang bermasalah bisa dipisah dulu. Tidak perlu dipaksakan diplot dalam divisi yang sama.
• Bagi staff yang tidak bermasalah, buatlah teknis bagaimana bisa berbaur sama anggota departemen lain.

6. Penempatan yang pernah jadi PH lalu menjadi PH pada masa bakti selanjutnya?

Answer:

• Tidak masalah, balik lagi ke tujuan utama organisasi, so why not?
• Saat tidak ada pengganti hal ini mengindikasikan bahwa organisasi tersebut katakanlah tidak punya staff yang cukup kompeten untuk melanjutkan kepengurusan. PH tersebut malahan punya tanggung jawab yang lebih besar, bagaimana harus mencari cara penerus yng lebih baik ke depannya.

Eka:

1. Salah plotting, karena staf tersebut direkrut pada masa bakti sebelumnya. Bagaimana jika staff tersebut dipindah?

Answer:

As long as tidak merusak tatanan organisasi, why not?

Risa:

1. Grup organisasi sepi, kalau diajakin malah sedikit yang konfirmasi:

• Pendekatan
• Konfirmasi, apa yang menjadi penyebab staff enggan muncul di grup
• Langsung di-PM aja J

Demikian dari kami sekiranya ada salah dalam penulisan bisa menghubungi admin, Terima kasih kepada Ratih Kusumawarda dari SeF.